Não há uma bala de prata na produtividade. Esse é o longo e curto disso. Se você acha que um conselho mágico vai impedi-lo de procrastinar durante a nova norma de trabalhar em casa, é preciso pensar novamente.
Dito isto, existem estratégias testadas e comprovadas para melhorar. Existem maneiras de reconsiderar como você trabalha, projetos para vencer a procrastinação e lições a serem aprendidas sobre organização e criação da mentalidade certa.
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1. Descobrir suas necessidades e desejos
Esteja você seguindo as dicas do seminal de David Allen, ‘Getting Things Done’, ou do atemporal sistema de gerenciamento de tempo de Francesco Cirillo, ‘The Pomodoro Technique’, a chave para um dia de trabalho mais produtivo é como você aborda sua lista de tarefas. Mas espere um segundo. Não caia na armadilha milenar de fazer uma lista – repleta de coisas que você quer para concluir – em nenhuma ordem específica e sem explicação de como você abordará os pontos de ação vagos que anotou.
A primeira coisa a considerar é: minha lista poderia ser mais curta? A resposta é provavelmente sim. Adote uma abordagem menos é mais. Considere o que realmente precisa ser feito, quanto tempo uma tarefa normalmente leva e como você abordará essa tarefa específica. Tarefas maiores devem ser divididas em tarefas menores, por exemplo, “escrever um relatório” sem dúvida levará algum planejamento, pesquisa e verificação de fatos. Quanto tempo cada um desses aspectos provavelmente levará você?
Uma das sugestões mais úteis do trabalho de Allen é ter uma lista de cotações. Essa lista de reversão pode ser uma coleção de coisas que você deseja fazer; projetos de longo prazo que você pode compilar em segundo plano e retornar sem usar energia mental e foco valiosos; o tipo de pensamento que o afasta do que você realmente precisa fazer.
2. Faça uma pausa
Esse é um hábito difícil de adotar quando se trabalha em ambientes de alta pressão, onde a expectativa é maximizar a cada segundo. Mas pense de uma maneira diferente: quantas vezes você se viu olhando para a tela? Mente congelada. Não é possível trabalhar logicamente na sua próxima tarefa, porque há muito turbilhão em sua cabeça. Só porque você está trabalhando tecnicamente, isso não significa que você está sendo produtivo.
A solução é trabalhar em incrementos de 20 a 25 minutos. As pessoas mais produtivas e bem-sucedidas do planeta juram por ele – sejam escritores, empresários do Vale do Silício ou até executivos de negócios.
Trabalhar em sprints está enraizado na ciência. Seu tempo ideal de atenção ao trabalho é de 20 a 40 minutos, dependendo do estudo que você lê, depois disso sua mente acha mais difícil se concentrar. Ao levar apenas cinco minutos para se recuperar mentalmente entre cada sprint, você estará dando à sua mente o tempo crucial necessário para processar o que está fazendo e reabastecer para a próxima sessão de trabalho.
Um estudo da Autoridade Federal de Aviação dos EUA descobriu que pequenos intervalos entre sessões de trabalho mais longas resultaram em uma melhoria de 16% na conscientização e no foco. Imagine obter esse tipo de maior eficiência em cada um de seus dias úteis.
3. Coma o sapo
Como Mark Twain disse uma vez: “Coma um sapo vivo logo de manhã e nada pior acontecerá com você pelo resto do dia”. O mesmo vale para as tarefas que você precisa executar – ou, mais realista, as tarefas que você não deseja.
Quantas vezes você carrega sua lista de tarefas com exercícios de marcação de caixa? Certamente estivemos lá. No entanto, a chave da produtividade é atacar as coisas que você não deseja fazer no início do dia, quando sua mente está mais concentrada e sua energia está no auge.
O guru de auto-ajuda Brian Tracy sabia disso muito bem e, portanto, a metáfora formou a espinha dorsal do seu sistema de gerenciamento de tempo mais vendido: Eat That Frog! 21 ótimas maneiras de parar de procrastinar e fazer mais em menos tempo ‘. Os sapos não são apenas tarefas que você não deseja realizar, mas também as que têm mais chances de beneficiar você e agregar valor.
4. Saia da grade
Um dos maiores exterminadores de produtividade de todos os tempos é o e-mail, que foi levado para o próximo nível com a introdução de aplicativos de mensagens instantâneas, como Slack e Microsoft Teams. As notificações são facilmente silenciadas com o último, mas é mais difícil desativar o email quando ele faz parte dos nossos dias úteis.
No entanto, se você puder reduzir o tempo gasto olhando (e subsequentemente lidando com) e-mail, você colherá as recompensas: um estudo da Universidade da Califórnia em Irvine descobriu que, mesmo quando os trabalhadores trocavam brevemente para verificar seu e-mail, em média, eles levavam 23 minutos para focar novamente na tarefa original.
Em primeiro lugar, para evitar esse tipo de tempo, você deve definir horários específicos para verificar e responder a e-mails. Recomendamos no meio da manhã, depois de concluir as tarefas mais importantes do dia (consulte a Etapa 1) e uma hora antes de terminar o trabalho do dia (o que pode ajudá-lo a compilar sua lista de tarefas prioritárias para a manhã seguinte) . Se o email for urgente, o remetente não levará tempo para digitar uma mensagem para você, ele ligará para você.
Segundo, defina uma resposta automática para quando você estiver ocupado – o guru da produtividade Tim Ferris jura por isso.
Em terceiro lugar, organize sua caixa de entrada. Tenha pastas para o acionável imediatamente, configure pastas para tarefas que precisam ser adiadas (é menos estressante se você souber onde encontrá-las mais tarde) e exclua imediatamente qualquer coisa que não seja importante.
